La gestion de projet chez Steloria

Bureau - gestion de projet

Que l’on soit freelance ou une petite entreprise, on peut facilement adapter son mode de travail, mettre en place de nouveaux systèmes pour améliorer la motivation, l’ambiance au travail et la productivité. Chez Steloria nous avons un mode de vie assez particulier, nous avons donc du adopter une gestion de projet qui nous corresponde. Nous vivons à la campagne, avec des animaux, ce qui implique donc de pouvoir s’en occuper. Nous travaillons sur notre lieu de résidence, dans une pièce dédiée à notre entreprise. Ce mode de vie nous demande donc une sacrée organisation, pour ne pas se laisser tenter par d’autres occupations.

Comment s’organiser quand on travaille chez soi ?

Journée à la tâche

La première chose que j’ai mis en place dans notre organisation, c’est d’oublier les journées en horaires fixes, comme par exemple « je travaille de 9h à 12h puis de 13h à 17h », ce mode de travail ne me convenait ni à moi, ni à mon associé.
Cela nous force à vouloir absolument rentrer dans les temps, on se sent mal si on dépasse les horaires qu’on s’impose ou si au contraire on ne tient pas la journée complète.
Chez Steloria, on établit une liste de tâches à faire au jour le jour en fonction des projets. En début de mois et de semaine, on liste toutes les tâches à faire puis on se les répartit. Chacun module sa journée comme il le veut, tout en prenant en compte des délais imposés par le client.
En établissant les tâches, non seulement cela nous donne des objectifs à remplir chaque jour et donc une motivation, mais en plus cela nous permet de mieux gérer notre vie personnelle. On se sent mieux, moins stressé, on n’a pas l’impression de gaspiller une journée, on sait où on va.

Établir un tableau avec des post-it

Pour organiser ces journées à la tâche nous utilisons deux outils :

  • Trello : pour s’organiser au mois et à la semaine. Nous avons 4 colonnes (À faire, en cours, à corriger et terminées)
  • Des post-it : On utilise des post-it où nous inscrivons toutes nos tâches du jour. Une tâche par post-it.
    Ce tableau de post-it est important à mettre en place, il permet de rendre la tâche un peu plus « réelle », on peut la toucher, la déplacer de colonne en colonne, cela lui donne une réelle importance. Et puis surtout cela aide à voir ou on en est, sans avoir à changer de page/application. Exactement comme pour Trello, nous avons plusieurs colonnes.

Dans cette organisation de tâches, il est important de définir des règles :

  • Choisir des couleurs, par thème et/ou par personnes
  • Choisir une nomenclature et ce que l’on y met (nom de la tâche, temps estimé, priorité…). Il est important de garder en tête que c’est un post-it, donc une surface réduite, où il doit figurer un maximum d’informations

Les réunions avec ses collaborateurs

Mettre en place cette organisation de post-it nous demande de nous réunir pour mieux collaborer.
Au tout début d’un projet, le but de la réunion sera de découper les tâches, estimer leur priorité et leur difficulté puis de les trier par thème et enfin de les distribuer à tous les collaborateurs. Cette réunion peut être longue, mais est essentielle, c’est le point de départ d’une bonne organisation.
Elle peut la faire en deux parties, et c’est ce que je recommande. La première partie, concernant surtout le chef de projet, le lead développeur et le lead designer. La seconde impliquant en plus les autres collaborateurs.
Dans la partie « distribution des tâches », il est important de laisser le choix aux collaborateurs. Il n’y a rien de plus démotivant et même contre-productif d’attribuer une tâche à quelqu’un qui n’en veut pas ou qui ne peut pas le faire.
Une fois que toutes les tâches sont distribuées, le projet peut commencer.
Cependant, il y a un autre type de réunion à mettre en place qui est tout aussi important.
Ce sont des petits moments, en début de chaque journées, où toute l’équipe se réunit. Chaque personne et à tour de rôle, doit expliquer ce qu’elle a fait la veille, les difficultés qu’elle a rencontrées et ce qu’elle a prévu de faire pour la journée à venir.
Cela permet à tout le monde de savoir où en sont les uns les autres et surtout de venir en aide à quelqu’un en difficulté. Mais également de voir en temps réel l’avancée du projet et donc de pouvoir réajuster les tâches.
Enfin, il est important de faire des points régulièrement entre chef de projets et leads pour faire le point sur l’avancée du projet et peut-être revoir certaines priorité ou difficultés sur quelques tâches.

L’heure de la pause

Il est important de faire des pauses régulières peu importe le type d’entreprise, mais elle est d’autant plus importante quand on travaille à domicile.
Chez nous, la pause est assez particulière. On sort une ou deux fois par jour pour faire une balade de 30 min.
Et c’est pour nous plus que bénéfique ! Cela permet de prendre l’air et de se sociabiliser et surtout de faire un minimum de sport.
Mais cela permet également de totalement nous déconnecter de notre travail pour nous permettre d’avoir plus de recul dessus, d’y réfléchir et de trouver de nouvelles idées.

Gamifier sa gestion de projet

Quand on travaille à domicile on a parfois énormément de mal à se motiver. On a donc mis en place un système de gamification.
Pour cela il faut mettre en place des objectifs et des récompenses, voire même des malus !
Mais attention, cela doit rester « un jeu » dans le cadre du travail, on oublie donc toutes les formes d’humiliation à appliquer en malus.
Par exemple :
Le vendredi, celui qui n’aura pas réussi à réaliser toutes les tâches fixées pour la semaine, devra s’occuper du petit déjeuner le lundi suivant.
Celui qui aura réussi toutes ses tâches pourra choisir les playlists de musique sur la prochaine semaine.

Pour conclure,

pour mettre en place cette gestion de projet je me suis inspirée de ce que j’ai vécu en entreprise, des mauvais comme des bons points, dont les méthodologies Agiles et de ce que j’ai pu apprendre en cours.
En créant ma propre entreprise avec mon associé, je ne voulais pas retomber dans le monde du travail classique, qui ne nous convenait pas du tout.
Mais toute fois il faut faire attention, la gestion de projet doit s’adapter à tous types d’entreprises, de son activité et parfois aux clients.
Ce qui marche pour nous, ne fonctionnera pas forcément dans une très grande entreprise.
En revanche il est possible au sein d’une équipe de mettre en place des petites choses simple, comme la gamification, les réunions et le tableau de post-it.

 

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1 thought on “La gestion de projet chez Steloria”

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